Praca zdalna to budząca obecnie spore zainteresowanie forma elastycznej organizacji pracy przynosząca pracownikom pewne korzyści, szczególnie pod względem autonomii i możliwości zarządzania swoimi harmonogramami, co ułatwia osiągnięcie równowagi między życiem zawodowym a prywatnym. Jednak intensywne korzystanie z mediów cyfrowych, niewystarczające lub niewłaściwe ustawienie sprzętu dostępnego dla pracownika, braki w zakresie umiejętności organizacyjnych i zarządzania czasem, fizyczny dystans od współpracowników i przełożonych to potencjalne negatywne cechy pracy zdalnej, które wpływają na samopoczucie pracowników i mogą wpływać na ich zdrowie fizyczne i psychiczne, a w konsekwencji na ich zdolność do pracy i poziom produktywności.

W pracy stacjonarnej obowiązek organizacji stanowiska pracy, ustalenie harmonogramu i sposobu wykonywania pracy oraz zapewnienie odpowiednich warunków pracy spoczywa na pracodawcy, który w swych działaniach musi kierować się zasadami opisanymi w Kodeksie pracy oraz innych właściwych rozporządzeniach i zaleceniach, a także odpowiednio wykorzystywać osiągnięcia nauki i techniki. Jeżeli będąc nadal zatrudnionym „na etacie” zmieniamy sposób wykonywania pracy na tryb zdalny musimy, zgodnie z Kodeksem pracy, uzgodnić z pracodawcą wskazane przez siebie miejsce pracy, zawrzeć z nim porozumienie w sprawie zasad porozumiewania się, sposobu potwierdzania obecności na stanowisku pracy, zasad kontroli wykonywania pracy oraz kontroli w zakresie zasad bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej oraz właściwego, uwzględniającego zasady ergonomii zorganizowania stanowiska pracy. Jeżeli pracujemy na własny rachunek mamy pełną swobodę co do wyboru miejsca, sprzętu i harmonogramu pracy, ale i w tym przypadku warto kierować się zasadami ergonomii co do stanowiska pracy i zasadami racjonalnej organizacji pracy umysłowej.

Miejsce do pracy zdalnej powinno w miarę możliwości znajdować się w części odseparowanej od domowników i hałasów mieszkania. Podstawowym narzędziem wykorzystywanym w pracy zdalnej jest komputer, stąd niezwykle istotne jest stworzenie odpowiedniego stanowiska pracy. Warto zapoznać się z minimalnymi wymaganiami bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ergonomii, jakie powinny spełniać stanowiska pracy wyposażone w monitory ekranowe, które zostały opisane w załączniku do rozporządzenia Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 18 października 2023 r. (Dz. U. poz. 2367). Jeżeli nasze stanowisko pracy będzie odpowiadać opisanym wymaganiom możemy być pewni, że unikniemy nadmiernego obciążenia układu mięśniowo-szkieletowego i wzroku. Oznacza to, że w pracy zdalnej musimy dysponować wystarczająco rozległą powierzchnią roboczą (biurkiem, stołem), nie powinniśmy wykorzystywać jakiegokolwiek komputera, siedzieć na czymkolwiek i przyjmować podczas pracy dowolne, czasem nienaturalne pozycje. W wielu badaniach opisujących skutki zdrowotne pracy zdalnej w okresie pandemii COVID-19 stwierdzano, że u tych pracowników, którym zlecono zmianę tryby pracy ze stacjonarnego na zdalny zwiększyła się częstość lub nasilenie dolegliwości układu ruchu, co wiązano z pracą na doraźnie zorganizowanych stanowiskach z wykorzystaniem sprzętu komputerowego niedostosowanego do długotrwałej pracy.

Jeżeli planujemy wykorzystywać podczas pracy wyłącznie laptop, to powinien on mieć przekątną ekranu co najmniej 17 cali, gdyż po ustawieniu na biurku/stole górna krawędź tylko tak dużego ekranu znajdzie się na prawidłowej wysokości, czyli na wysokości oczu. Mniejszy laptop musimy unieść stawiając go na podstawce, co uniemożliwia korzystanie klawiatury laptopa, więc pojawia się potrzeba korzystania z dodatkowej klawiatury i myszy. Jeżeli tego nie zrobimy będziemy pochylać się do przodu i garbić się, pochylać głowę, by zobaczyć coś na ekranie. Po pracy możemy odczuwać bóle szyi, karku, a także w okolicy lędźwiowo-krzyżowej, bo pochylając się przestajemy korzystać z oparcia krzesła, co zwiększa obciążenie kręgosłupa. Zdecydowanie najlepszym rozwiązaniem będzie wyposażenie stanowiska w dodatkowy monitor.
Podczas korzystania z pełnowymiarowej klawiatury z klawiaturą numeryczną po prawej stronie warto przenieść mysz na lewą stronę i obsługiwać ją lewą ręką. W klasycznej myszy trzeba tylko zmienić funkcje klawiszy tak, aby palcem wskazującym i środkowym uruchamiać te same funkcje, jak wówczas gdy posługiwaliśmy się myszą prawą ręką. Przenosząc mysz na lewą stronę klawiatury uwalniamy prawą rękę, którą możemy swobodnie np. robić notatki. Najważniejsze jest jednak to, że gdy mysz jest po prawej stronie odwodzimy łokieć od tułowia. Tylko ustawienie myszy po lewej stronie klawiatury umożliwia przyjęcie prawidłowej pozycji z łokciem trzymanym blisko tułowia, co pozwala uniknąć zbędnego obciążania ramion i nadgarstków.

Podczas pisania lub korzystania z myszy należy utrzymywać nadgarstki w prostej, nieusztywnionej pozycji i unikać ustawiania ich pod przesadnym kątem lub w pozycji powodującej napięcie w nadgarstkach. Z podpórek pod nadgarstek można korzystać tylko podczas przerw, nie są one przeznaczone do używania podczas pisania lub poruszania myszą. Dłonie i nadgarstki powinny mieć swobodę ruchu podczas pisania i nie powinny być zakotwiczone ani spoczywać na podpórkach lub stole, palce powinny być rozluźnione i nieusztywnione. Opieranie dłoni podczas pisania jest szkodliwe, ponieważ może wywierać nacisk na spodnią część nadgarstków.
Pracując zdalnie nie można zapominać o przerwach. Są one konieczne dla narządu wzroku (stosowanie zasady oderwania wzroku od ekranu co 20 minut, przeniesienie wzroku na 20 sekund na obiekty w odległości co najmniej 20 metrów) oraz dla układu mięśniowo-szkieletowego (w ciągu 5 minut po każdej godzinie wykonać parę ruchów rozciągania, przejść kilka kroków itp.). Przerwy są również niezbędne w celu utrzymania odpowiedniej efektywności pracy umysłowej. Pozwalają mózgowi się zregenerować, mogą pomóc w ponownym skupieniu uwagi i poprawie koncentracji, zapobiegają wystąpieniu zmęczenia umysłowego, które może prowadzić do spadku wydajności i zwiększenia możliwości popełnienia błędów. Odsunięcie się od zadania pozwala mózgowi przetworzyć informacje w tle, co może prowadzić do nowych spostrzeżeń i kreatywnych rozwiązań, gdy wrócisz do pracy. W czasie takiej przerwy trzeba „oderwać się” od komputera. Wykazano, że przewijanie mediów społecznościowych podczas przerw w pracy może prowadzić do wyczerpania emocjonalnego, obniżenia kreatywności i zaangażowania w pracę.

Badania przeprowadzone wśród osób pracujących zdalnie w okresie epidemii COVID-19 wykazały, że brak częstych przerw w ciągu dnia pracy wiązał się ze zwiększonym ryzykiem bólów głowy, zmęczenia psychicznego, zmęczenia fizycznego, problemów ze snem oraz doświadczania niewystarczającego odpoczynku, gorszym samopoczuciem psychicznym.
W środowisku biurowym/pracowniczym jest więcej możliwości zrobienia dodatkowej spontanicznej przerwy, np. podczas pogawędki przy dystrybutorze wody, ksero lub w kuchence. Z badań jasno wynika, że wysoki odsetek pracowników zdalnych nie robi odpowiednich przerw na odpoczynek w ciągu dnia.
Organizując stanowisko do pracy zdalnej w domu nie zawsze możemy przeznaczyć na ten cel osobne pomieszczenie. Jeżeli miejsce do pracy ma być w części wspólnej lub np. w sypialni warto zadbać o to, by stawało się niewidoczne po zakończeniu pracy (składane biurka, meble z zamykanymi frontami itp.). Ułatwia to oderwanie się od pracy i zapewnienie równowagi praca-dom.

Obecnie coraz większą popularnością cieszy się praca zdalna hybrydowa. Praca hybrydowa pozwala zaspokajać potrzeby pracownicze, jak i w pewnej mierze prywatne. Do biura przyjeżdża się zazwyczaj na spotkania z innymi pracownikami czy klienta mi, ponieważ wymiana wiedzy, praca zespołowa bądź grupowa praca kreatywna jest bardziej efektywna w kontakcie bezpośrednim. Natomiast w domu wykonuje się przede wszystkim zadania wymagające większego skupienia oraz pracę indywidualną mając na to więcej czasu ze względu na brak potrzeby dojeżdżania. Kluczowym czynnikiem decydującym o powodzeniu takiego systemu pracy (najczęściej w systemie 2:3 lub 3:2) jest właściwe rozplanowanie czasu pracy i odpoczynku (snu). Zagadnienia te zostały omówione w poprzednim poście (Praca zdalna i hybrydowa).